Kuidas automatiseerida ostuarvete töötlemist

Iga ostuarve eeldab dokumendi lugemist, tarnija andmete, ridade ja summade väljavõtmist, õige käibemaksukäsitluse määramist, sobiva pearamatu konto leidmist ja kõige selle sisestamist raamatutarkvarasse. Kui raamatupidaja haldab 20 või enamat klienti, võib see protsess võtta iga kuu kümneid tunde.

Jagan teiega, kuidas meie raamatupidamisagent automatiseerib ostuarvete töötlemist ja teeb selle töö taustal teie eest ära.

1. Arvete kogumine

Agent saab arvetele ligipääsu käsitsi üleslaadimise kaudu või korjab need kokku e-kirjadest. Agent tuvastab iga faili ja paneb selle töötlemisjärjekorda. Puudub vajadus käsitsi sorteerimiseks või failide ümbernimetamiseks.

2. Kontrollimine ja liigitamine

Agent loeb läbi iga dokumendi ja võtab sealt välja tarnija nime, arve numbri, kuupäeva, read, summad ja käibemaksu väljad. See tuvastab dokumendi tüübi (arve, kreeditarve või ettemaksuarve) ning kontrollib enne edasiliikumist, kas vajalikud väljad on olemas ja andmed on ühtsed.

3. Tarnijate tuvastamine

Iga tarnijat võrreldakse kliendi olemasoleva tarnijate nimekirjaga, kasutades nime normaliseerimist ja konteerimisajalugu. Varasematest arvetest tuttavaid tarnijaid koheldakse täpselt samamoodi nagu alati. Uued tarnijad märgitakse kinnitamiseks lipukesega, enne kui midagi välja pakutakse.

4. Duplikaatide tuvastamine

Iga arvet kontrollitakse sama kliendi varasemalt töödeldud arvete suhtes. Täpsed duplikaadid välistatakse. Arved, mis tunduvad olevat potentsiaalsed duplikaadid – näiteks sama tarnija, sarnane summa või lähestikku asuvad kuupäevad –, tuuakse eraldi välja ülevaatamiseks.

5. Käibemaksu määramine

Agent analüüsib tarnija riiki, käibemaksukohustuslase staatust, ostetud kaupa või teenust ning tarnekohta, et rakendada õiget käibemaksukäsitlust. KMD lahter ja maksukood määratakse automaatselt. Iga otsus sisaldab kirjalikku põhjendust, et saaksite sellest aru ja oskaksite seda kliendiga vesteldes või auditi käigus selgitada.

6. Arvete konteerimine

Agent pakub igale arverale välja pearamatu konto, tuginedes kliendi kontoplaanile ja selle tarnija varasemale konteerimiskäitumisele. Kui varasem ajalugu puudub, valib see kontoplaanist kõige täpsema vaste ja märgib selle teile kinnitamiseks.

7. Erandite kontroll

Arved, mis jäävad tavapärasest töötlemisest väljapoole – nagu potentsiaalne põhivara, erisoodustusarved, seotud osapoolte tehingud ja mitme perioodi kulud –, märgistatakse koos selgitava kontekstiga. Agent palub teil kinnitada, kuidas neid käsitleda, ja jätab selle järgmiseks korraks meelde.

8. Kinnitamine

Agent koostab struktureeritud ülevaatetabeli koos pakutud konteeringutega iga arve kohta. Te vaatate selle üle, parandate vajadusel vead ja kinnitate. Seejärel konteerib agent kinnitatud kanded otse teie raamatutarkvarasse.

Tulemused

• Raamatutarkvarasse konteeritud arved koos määratud pearamatu kontode, käibemaksukoodide ja KMD lahtritega, kusjuures algne arve on lisatud manusena.
• Logi iga arve kommentaaride väljal, mis sisaldab käibemaksu määramise põhjendust ja pearamatu kontode valiku loogikat.
• Ülevaade eranditest, mis hõlmab duplikaate, erandjuhtumeid, tuvastamata tarnijaid ja lahendamata pearamatu kontode vasteid.
• Uuendatud info tarnijate kohta, et arvestada kõiki uusi reegleid ka järgmisel arvete töötlemisel.

‍